UNIDAD     II

EL PROCESO ADMINISTRATIVO Y SUS ELEMENTOS.

Competencia Particular.- Aplica los principios, elementos y técnicas de cada etapa del proceso administrativo, con base en características, necesidades, visión y misión de cualquier organismo social.

RESULTADO DE APRENDIZAJE PROPUESTO (RAP  1)

TEMAS

2.1   CONCEPTO DE PROCESO ADMINISTRATIVO.

2.2   PLANEACIÓN.

2.3   ELEMENTOS DE LA PLANEACIÓN

2.4   CONCEPTO DE PLANEACIÓN

2.5   IMPORTANCIA DE LA PLANEACIÓN

2.6   PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN

2.7  TIPOLOGIA DE LA PLANEACIÓN

2.8  ETAPAS DE LA PLANEACIÓN

2.9   TÉCNICAS DE PLANEACIÓN

RESULTADO DE APRENDIZAJE PROPUESTO (RAP  2)

TEMAS

2.10     ORGANIZACIÒN

2.11    ELEMENTOS DE LA ORGANIZACIÒN.

2.12   CONCEPTO DE ORGANIZACIÒN.

2.13   IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÒN.

2.14   PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN.

2.15  TIPOLOGIA DE LA ORGANIZACIÓN.

2.16  ETAPAS DE LA ORGANIZACIÓN.

2.17   TÉCNICAS DE LA ORGANIZACIÓN.

RESULTADO DE APRENDIZAJE PROPUESTO (RAP  3)

TEMAS

2.18     DIRECCIÓN.

2.18     ELEMENTOS DE  LA DIRECCIÓN.

2.20     CONCEPTO DE DIRECCIÓN.

2.21     IMPORTANCIA DE LA DIRECCIÓN.

2 22     PRINCIPIOS DE LA DIRECCI.ÓN

2.23   ETAPAS DE LA DIRECCIÓN.

RESULTADO DE APRENDIZAJE PROPUESTO (RAP  4)

TEMAS

2.24      CONTROL

2.25      ELEMENTOS DEL CONTROL.

2.26      CONCEPTO DE CONTROL

2.27      IMNPORTANCIA DEL CONTROL.

2.28      PRINCIPIOS DE CONTROL.

2.29      ETAPAS DE CONTROL.

2.30      FACTORES QUE COMPRENDE EL CONTROL.

2.31    EL CONGTROL Y SU PERIODICIDAD.

2.32      CONTROL  POR ÁREAS FUNCINALES.

2.1 CONCEPTO DE PROCESO ADMINISTRATIVO.

Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad.

Ahora bien el Proceso Administrativo es el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral. También se puede definir como una metodología fundamental para la aplicación de la administración  que permite al administrador manejar eficazmente una organización

Segùn  Lyndall F. Urwick determina dos fases de la administración, la Mecánica o Estructural (Planeación y Organización)  y la Dinámica u Operativa (Dirección o Ejecución, Control ); en la mecánica es la parte teórica de la administración en la que se establece lo que debe hacerse, es decir, se dirige siempre hacia el futuro, determina su finalidad y rumbo, así como las alternativas para conseguirlo; en la dinámica se refiere a cómo manejar de hecho el organismo social, es decir en la que se ejecutan todas las actividades necesarias para lograr lo establecido durante el periodo de estructuración.

2.2 PLANEACIÓN. ¿Qué se quiere hacer? ¿Qué se va a hacer?

Ya que planear implica hacer la elección de las decisiones más adecuadas acerca de lo que se habrá de realizar en el futuro. La Planeación establece las bases para determinar el elemento riesgo y minimizarlo. Los siguientes autores establecen:

AUTOR	CONCEPTO
Agustín Reyes Ponce	La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinación de tiempo y números necesarios para su realización.
Burt K. Scanlan	Sistema que comienza con los objetivos, desarrolla políticas, planes, procedimientos y cuenta con un método de retroalimentación de información para adaptarse a cualquier cambio en las circunstancias.
Ernest Dale	Determinación del conjunto de objetivos por obtenerse en el futuro y de los pasos necesarios para alcanzarlos a través de técnicas y procedimientos definidos.
George R. Terry	Planeación es la selección y relación de hechos, así como la formulación y uso de suposiciones respecto al futuro en la visualización y formulación de las actividades propuestas que se cree sean necesarias para alcanzar los resultados deseados.
José Antonio Fernández Arena	La planeación es el primer paso del proceso administrativo por medio del cual se define un problema, se analizan las experiencias pasadas y se esbozan planes y programas.
Jorge L. Oria	Función administrativa continua y dinámica de seleccionar entre diversas alternativas los objetivos, políticas, procedimientos y programas de una organización.|
Josep L. Massie	Método por el cual el administrador ve hacia el futuro y descubre los alternativos cursos de acción; a partir de los cuales establece los objetivos.
Leonard J. kazmier	La planeación consiste en determinar los objetivos y formular políticas, procedimientos y métodos para lograrlos.
Robert Murdick y Joel Ross	Es el pensamiento que precede a la acción, comprende el desarrollo de las alternativas y la relación entre ellas, como medida necesaria de acción para lograr un objetivo.
Robert N. Anthony	Planear es el proceso para decidir las acciones que deben realizarse en el futuro. Generalmente el procedimiento de planeación consiste en considerar las diferentes alternativas en el curso de las acciones y decidir cuál de ellas es el mejor.
Henry Sisk  Mario Sverdlik	Análisis de información relevante del presente y del pasado, y una ponderación de probables desarrollos futuros, de tal manera que pueda determinarse un curso de acción que posibilite a la organización lograr sus objetivos.

2.3  ELEMENTOS DE LA PLANEACIÓN

Analizando detenidamente las anteriores definiciones se observa que todos los autores consideran que el concepto de planeación comprende los siguientes elementos.

ELEMENTO	DEFINICIÓN
Objetivo	El aspecto fundamental al planear es determinar los resultados deseados (recordar la pregunta: ¿qué es lo que se quiere?).
Cursos alternos de acción	Al planear es necesario determinar diversos caminos, formas de acción o estrategias, para conseguir los objetivos.
Elección	La planeación implica la determinación, el análisis y la selección, de la decisión más adecuada.
Futuro	La planeación trata de prever situaciones futuras y de anticipar hechos inciertos, prepararse para contingencias y  trazar actividades futuras.
Misión	Es la razón de su existencia; expone a lo que se dedica la empresa, describe la actividad o función básica de producción o servicio que desarrolla la empresa, contesta a la pregunta ¿cuál es el tipo? Y está ligada al presente.
Visión	Expresa las aspiraciones futuras y fundamentales de cualquier tipo de empresa o en otras palabras, es la proyección a futuro de las mismas, contesta a la pregunta ¿qué se desea que sea la empresa en un futuro? Y esta sirve para que se determinen aspiraciones cualitativas (propósitos) y cuantitativas (objetivos).

2.4  CONCEPTO DE PLANEACIÓN

La determinación de los objetivos y elección de los cursos de acción para lograrlos, con base en la investigación y elaboración de un esquema detallado que habrá de realizarse en un futuro.

2.5        IMPORTANCIA DE LA PLANEACIÓN

La planeación es esencial para el adecuado funcionamiento de cualquier organismo social, ya que a través de ella se prevén las contingencias y cambios que puede deparar el futuro, y se establecen las medidas necesarias para afrontarlas.

à Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional de los recursos.

à Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, más no los elimina.

à Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantías de éxito.

à Mantiene una mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir, y un afán de lograr y mejorar las cosas.

à Condiciona a la empresa al ambiente que le rodea.

à Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las “corazonadas” o empirismo.

à Reduce al mínimo los riesgos, y aprovecha al máximo las oportunidades.

à Las decisiones se basan en hechos y no en emociones.

2.6        PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN

Los principios de la administración son disposiciones que orientan al pensamiento a observarse en la acción administrativa.

ü  Factibilidad.- lo que se planee debe ser realizable; es inoperante elabora planes demasiado ambiciosos u optimistas que sean imposibles de lograrse. La planeación debe adaptarse a la realidad  a las condiciones objetivas que actúan en el medio ambiente.

ü  Objetividad y Cuantificación.- cuando se planea es necesario basarse en datos reales, razonamientos precisos y exactos,  nunca en opiniones subjetivas, especulaciones, o cálculos arbitrarios. Este principio, conocido también como el principio de Precisión, establece la necesidad de utilizar datos objetivos tales como estadísticas, estudios de mercado, estudios de factibilidad, cálculos probabilísticos, modelos matemáticos y datos numéricos, al elaborar planes para reducir al mínimo los riesgos. La planeación será más confiable en tanto que pueda ser cuantificada, o sea, expresada en tiempo, dinero, cantidades, y especificaciones (porcentajes, unidades, volumen, etc) La cuantificación facilita la ejecución y evaluación del progreso de los planes.

ü  Flexibilidad.- al elabora un plan, es conveniente establecer márgenes de holgura que permitan afrontar situaciones imprevistas, y que proporcionen nuevos cursos de acción que se ajusten fácilmente a las condiciones. El no establecer “colchones de seguridad” puede ocasionar resultados desastrosos.

ü  Unidad.- todos los planes específicos de la empresa deben integrarse a un plan general, y dirigirse al logro de los propósitos y objetivos generales, de tal manera que sean consistentes en cuanto a su enfoque, y armónicos en cuanto al equilibrio e interrelación que debe existir entre estos.

ü  Del cambio de estrategias.- cuando un plan se extiende en relación al tiempo (largo plazo), será necesario rehacerlo completamente. Esto no quiere decir que se abandonen los propósitos, sino que la empresa tendrá que modificar los cursos de acción (estrategias), y consecuentemente las políticas, programas, procedimientos y presupuestos, para lograrlos.

2.7        TIPOLOGIA DE LA PLANEACIÓN

Sirve como marco de referencia al desarrollar un plan, requisito previo para entender la tipología de la planeación, es estudiar el concepto del plan y su clasificación en cuanto al tiempo Es estudiar el concepto del plan y su clasificación en cuanto al tiempo.

TIPO DE PLANEACIÓN	Concepto de Plan.- son diseños o esquema detallados de lo que habrá de hacerse en el futuro, y las especificaciones necesarias para realizarlos.
Corto plazo	Cuando se determinan para realizarse en un término menor o igual a un año. Estos, a su vez pueden ser: Inmediatos.- aquellos que se establecen hasta seis meses; Mediatos.- se fijan para realizarse en un periodo mayor de seis o menor de doce meses.
Mediano plazo	Su delimitación es por un periodo de uno a tres años
Largo plazo	Son aquellos que se proyectan a un tiempo mayor de tres años.

2.8        ETAPAS DE LA PLANEACIÓN

Propósitos.- Son los fines esenciales o directrices que definen la razón de ser, naturaleza y carácter, de cualquier grupo social. Sirven de cimiento para los demás elementos de la planeación, así como para los demás tipos de planes. Evitar que la dirección pierda el tiempo en aspiraciones desatinadas o erróneas, deben darse a conocer a todos los miembros de la empresa.

Premisas.- Son suposiciones que se deben considerar ante aquellas circunstancias o condiciones futuras que afectarán el curso en que va a desarrollarse el plan. Se establecen al inicio del proceso de planeación, aunque también pueden ser desarrolladas a lo largo del mismo.

Objetivos.- Representan los resultados que la empresa espera obtener, son fines por alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo específico. Recordar las seis preguntas clave de la administración qué, cómo, dónde, quién, cuándo y por qué?

Estrategias.- Son cursos de acción general o alternativas, que muestran la dirección y el empleo general del recurso y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones más ventajosas. La falta de estrategias puede originar que no se logren los objetivos, son lineamientos generales que permiten guiar la acción de la empresa, al establecer varios caminos para llegar  a un determinado objetivo, sirven como base para lograr los objetivos y ejecutar la decisión, facilitan la toma de decisiones al evaluar las alternativas, eligiendo aquella de la que se esperan mejores resultado.

Políticas.- Son guías para orientar la acción; son criterios, lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten una y otra vez dentro de una organización. Facilitan la delegación de autoridad, motivan y estimulan al personal, al dejar a su libre arbitrio ciertas decisiones, evitan pérdidas de tiempo a los superiores, al minimizar las consultas innecesarias que pueden hacer sus subordinados, son esquemas  de conducta que debe seguir el personal de una empresa; su incumplimiento se sanciona.

Programas.- Un esquema en donde se establecen: la secuencia de actividades específicas que habrán de realizarse para alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución. Suministrar información e indican el estado de avance de actividades,  mantiene en orden las actividades, sirviendo como herramienta de control, ordenar cronológicamente la realización de las actividades, deben ser factibles.

Presupuestos.- Es  un esquema escrito de tipo general y/o específico, que determina por anticipado, en términos cuantitativos (monetarios y/o no monetarios), el origen y asignación de los recursos de la empresa, para un periodo específico. Coordina las actividades de los departamentos y secciones, en forma conjunta. Hay que mantener una revisión constante de las cifras fijadas.es difícil precisar la estabilidad del dinero.

Procedimientos.- Establecen el orden cronológico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo. Determinan el orden lógico que deben seguir las actividades, promueven la eficiencia y especialización, delimitan responsabilidades, evitan duplicidades, determinan cómo deben ejecutarse las actividades, y también cuándo y quién debe realizarlas. Previamente a su aplicación, se capacite al personal, sean muy accesibles y fáciles de interpretar, se evite la automatización del personal.

Planes.- Son esquema resultantes de la planeación, de tal manera que, ya sea todas o cada una de las etapas de la planeación, vertidas por escrito en un formato. Aunque cada una de dichas etapas tiene lineamientos específicos para su elaboración, existen algunas observaciones, comunes a todas, que deben regir cualquier plan para que su diseño sea efectivo. Iniciar el estudio del plan, prepararlo, ejecutarlo y controlarlo.

Investigación.- Es un proceso que, mediante la aplicación del método científico, procura obtener información relevante y fidedigna con el fin de explicar, describir y predecir la conducta de los fenómenos. Se utiliza más al planear, por ser esta actividad netamente intelectual. La planeación requiere invariablemente de la investigación para que pueda ser objetiva, precisa, cuantificable, flexible y certera.

   

 2.9  TÉCNICAS DE PLANEACIÓN

Las técnicas de planeación son herramientas que se utilizan para llevar a cabo eficientemente la administración.

Cuantitativas	Las que se basan en métodos matemáticos
cualitativas	Son herramientas y conocimientos que surgen de la experiencia o el criterio u observación.
Análisis FODA	Consiste en detectar fortalezas (son puntos fuertes y características de la empresa que facilitan el logro de los objetivos), oportunidades (son factores externos del entorno que propician el logro de los objetivos), debilidades (son puntos débiles, factores propios de la empresa que impiden el logro de los objetivos) y amenazas (son factores externos del entorno que afectan negativamente e impiden el logro de los objetivos) que pueden afectar el logro de los planes. El análisis FODA es convertir las debilidades en fortalezas y las amenazas en oportunidades.
Gráfica de Gantt	Es la técnica más comúnmente utilizada para establecer de manera gráfica las etapas de un programa. Para elaborarla se siguen los siguientes pasos: identificar y determinar todas las actividades para lograr las estrategias, ordenarlas cronológicamente, asignar a cada actividad su duración, la fecha de inicio y la fecha de terminación, así como el responsable de realizarla.

2.10  ORGANIZACIÓN. ¿Cómo se va a hacer?

Desde siempre, el ser humano ha estado consciente de que la obtención de eficiencia sólo es posible a través del ordenamiento y coordinación racional de todos los recursos que forman parte del grupo social; el propósito de la organización es simplificar el trabajo y coordinar y optimizar funciones, es decir es lograr que todas las actividades y recursos se coordinen y utilicen de tal forma que resulte sencillo y fácil su manejo para quienes trabajan en la empresa y para la atención y satisfacción de los clientes. La simplicidad en la estructura facilita la flexibilidad; el diseño de procesos adecuados fomenta la eficiencia e iniciativa del personal, y la rapidez en la consecución de los objetivos plasmados en la fase de planeación.

AUTOR	CONCEPTO
Agustín Reyes Ponce	Organización es la estructuración de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados.
Eudegio Sisto Velasco	Organizar es agrupar y ordenar las actividades necesarias para alcanzar los fines establecidos creando unidades administrativas, asignando en su caso funciones, autoridad, responsabilidad y jerarquía y estableciendo las relaciones que entre dichas unidades debe existir.
Robert Beckler, Ronald Carmichael y Bernard Sarchet	Estructura de relaciones entre personas, trabajo y recursos.
Isaac Guzman V.	Organización es la coordinación de las actividades de todos los individuos que integran una empresa con el propósito de obtener el máximo de aprovechamiento posible de los elementos materiales, técnicos y humanos, en la realización de los fines que la propia empresa persigue.
Joseph L. Massie	La estructura y asociación por lo cual un grupo cooperativo de seres humanos, asigna las tareas entre los miembros, identifica las relaciones e integra sus actividades hacia objetivos comunes.
Harol Koontz y Ciril O´Donnell	Organizar es agrupar las actividades necesarias para alcanzar ciertos objetivos, asignar a cada grupo un administrador con la autoridad necesaria para supervisarlo y coordinar tanto en sentido horizontal como vertical toda la estructura de la empresa.
Lyndall Urwick	Disposición y correlación de las actividades de una empresa.
Mario Sverdlik	Proceso de estructurar o arreglar las partes de una empresa

2.11      ELEMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN

Analizando las anteriores definiciones se obtienen los elementos básicos del concepto.

ELEMENTO	DEFINICIÓN
Estructura	La organización implica el establecimiento del marco fundamental en el que habrá de operar el grupo social, ya que establece la disposición y la correlación de las funciones, jerarquías y actividades necesarias para lograr los objetivos.
Sistematización	Todas las actividades y recursos de le empresa, deben de coordinarse racionalmente a fin de facilitar el trabajo y la eficiencia.
Agrupación y Asiganación de actividades y responsabilidades	Organizar, implica la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover la especialización
Jerarquías	La organización, como estructura, origina la necesidad de establecer niveles de autoridad y responsabilidad dentro de la empresa
Simplificación de funciones	Uno de los objetivos básicos de la organización es establecer los métodos más sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible.

2.12  CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN

El establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social.

2.13  IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN

à Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes (expansión, contracción, nuevos productos, etc), lo que obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organización.

à Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.

à Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzos.

à Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad.

à Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.

2.14  PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN

ü  Del Objetivo.- Todas y cada una de las actividades establecidas en la organización deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa. Es decir, la existencia de un puesto sólo es justificable si sirve para alcanzar realmente los objetivos.

ü  Especialización.- el trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea posible, a la ejecución de una sola actividad. El trabajo se realizará más fácilmente si se subdivide en actividades claramente relacionadas y delimitadas. Mientras más específico y menor sea el campo de acción de un individuo, mayor será su eficiencia y destreza.  (Adam Smith)

ü  Jerarquía.- es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la comunicación necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan en una línea clara e ininterrumpida, desde el más alto ejecutivo hasta el nivel más bajo. Este principio establece que la organización es una jerarquía.

ü  Paridad de Autoridad y Responsabilidad.- a cada grado de responsabilidad conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad. No tiene objeto hacer responsable a una persona por determinado trabajo sin no se le otorga la autoridad necesaria para poder realizarlo. De la misma manera que resulta absurdo conceder autoridad para realizar una función, a un empleado, sin no se le hace responsable por los resultados.

ü  Unidad de Mando.- establece que al determinar un centro de autoridad y decisión para cada unción, debe asignarse un solo jefe, y que los subordinados no deberán reportar  a más de un superior, pues el hecho de que un empleado reciba órdenes de dos o más jefes sólo ocasionará fugas de responsabilidad, confusión e ineficiencia.

ü  Difusión.- para maximizar las ventajas de la organización, las obligaciones de cada puesto que cubren responsabilidad y autoridad, deben publicarse y ponerse, por escrito, a disposición de todos aquellos miembros de la empresa que tengan relación con las mismas. Por otra parte, la descripción de labores no debe hacerse con demasiado detalle.

ü  Amplitud o Tramo de Control.- hay un límite en cuanto al número de subordinados que deben reportar a un ejecutivo, de tal manera que éste pueda realizar todas sus funciones eficientemente.

ü  De la Coordinación.- las unidades de una organización siempre deberán mantenerse en equilibrio. El administrador debe buscar el equilibrio adecuado en todas las funciones de la empresa, ya que cualquier fuente de deficiencia puede ocasionar serios problemas; la empresa es un sistema que para funcionar con eficiencia, necesita que todas sus partes, a su vez, funcionen correctamente. La estructura organizacional debe propiciar la armonía y la adecuada sincronización de los recursos que integran la empresa, para cumplir con los objetivos generales. Todas las  funciones deben apoyarse completamente y combinarse, a fin de lograr un objetivo común; en esta forma, la organización  funcionará como un sistema armónico en el que todas sus parte actuarán oportuna y eficazmente, sin ningún antagonismo

ü  Continuidad.- una vez que se ha establecido, la estructura organizacional requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio ambiente. La organización que es apropiada para la empresa en un momento dado, puede no serlo posteriormente; por lo mismo, alguien debe tener asignada la responsabilidad de observar la estructura organizacional y sugerir los ajustes y modificaciones necesarios.

2.15  TIPOLOGIA DE LA ORGANIZACIÓN

TIPO DE ORGANIZACIÓN	Se refiere a los distintos tipos, sistemas o modelos de estructuras organizacionales que se pueden implantar en un organismo social.
Organización lineal o militar.	Se  caracteriza porque la actividad decisional se concentra en una sola persona, quien toma todas las decisiones y tiene la responsabilidad básica del mando. El jefe superior asigna y distribuye el trabajo a los subalternos, quienes a su vez reportan a un solo jefe. Se utiliza en instituciones militares, siendo aconsejable también su aplicación en pequeñas empresas. La actividad y la responsabilidad se transmiten íntegramente por una sola línea. VENTAJAS: mayor facilidad en la toma de decisiones y en la ejecución de las mismas, no hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad, es claro y sencillo, útil en pequeñas empresas, la disciplina es fácil  de mantener. DESVENTAJAS: es rígida e inflexible,   la organización depende de hombres clave, lo que origina trastornos, no fomenta la especialización, los ejecutivos están saturados de trabajo, lo que ocasiona que no se dediquen a labores directivas sino de operación simplemente.
Organización funcional o de Taylor	Propone que el trabajo del supervisor se dividiera entre ocho especialistas, uno por cada actividad  principal, y que los ocho tuvieran autoridad, cada uno en su propio campo, sobre la totalidad del personal que realizaba labores relacionadas con su función. La organización funcional consiste en dividir el trabajo y establecer la especialización de manera que cada hombre, desde el gerente hasta el obrero, ejecute el menor número posible de funciones. VENTAJAS: mayor especialización, se obtiene la más alta eficiencia de cada persona, la división del trabajo es planeada y no incidental, el trabajo manual se separa del trabajo intelectual, disminuye la presión sobre un solo jefe por el número de especialistas con que cuenta la organización. DESVENTAJAS: dificultad de localizar y fijar la responsabilidad, lo que afecta  seriamente la disciplina y moral de los trabajadores por contradicción aparente o real de las órdenes, se viola el principio de la unidad de mando, lo que origina confusión y conflictos, la no clara definición de la autoridad da lugar a rozamientos entre los jefes.
Organización lineo-funcional	En esta se combinan los dos tipos anteriores, aprovechando las ventajas y evitando las desventajas inherentes a cada una, de la organización lineal o militar, se conserva la autoridad y responsabilidad que se transmite a través de un solo jefe para da función en especial, de la funcional, se conserva la especialización de cada actividad en una función, actualmente se aplica.
Organización  staf	Surge como consecuencia de las grandes empresas y del avance de la tecnología, lo que origina la necesidad de contar con ayuda en el manejo de detalles, y de contar con especialistas capaces de proporcionar información experta y de asesoría a los departamentos de línea. Este tipo de organización no disfruta de autoridad de línea o poder para imponer sus decisiones.  Las líneas de autoridad estf o técnica se representa por medio de líneas punteadas, mientras que la autoridad lineal se representa con línea continúa. VENTAJAS:     logra que los conocimientos expertos influyan sobre la manera de resolver los problemas de dirección, hace posible el principio de la responsabilidad y la autoridad indivisible, y al mismo tiempo permite la especialización del staf.  DESVENTAJAS: si los deberes y responsabilidades de la asesoría no se delimitan claramente por medio de cuadros y manuales, puede producirse una confusión considerable en toda la organización, puede ser ineficaz por falta de autoridad para realizar sus funciones, o por falta de un respaldo inteligente en la aplicación de sus recomendaciones, pueden existir rozamientos con los departamentos de la organización lineal.
Organización por comités	Consiste en asignar los diversos asuntos administrativos a un cuerpo de personas que se reúnen y se comprometen para discutir y decidir en común los problemas que se les encomiendan. VENTAJAS: las soluciones son más objetivas, ya que representan la conjunción de varios criterios, se comparte la responsabilidad entre todos los que integran el comité, no recayendo aquélla sobre una sola persona, permite que las ideas se fundamenten y se critiquen, se aprovecha al máximo los conocimientos especializados.  DESVENTAJAS: las decisiones son lentas, ya que las deliberaciones son tardías, una vez constituido un comité es difícil disolverlo,  en ocasiones, los gerentes se desligan de su responsabilidad y se valen del comité para que se haga responsable de sus propias actuaciones.
Organización Matricial	También se conoce como organización de matriz, de parrilla, de proyecto o administración de producto. Consiste en combinar la departamentalización por proyecto con la de funciones.  Existe un gerente funcional a cargo de las labores inherentes al departamento, con una sobre posición  de un gerente de proyecto que es el responsable de los resultados de los objetivos de dicho proyecto. La autoridad, responsabilidad y el poder están balanceados y compartidos entre los dos jefes. VENTAJAS: coordina la satisfacción de necesidades tanto para mejorar el producto como para satisfacer el programa y el presupuesto requerido por el gerente del departamento, propicia una comunicación interdepartamental sobre las funciones y los productos. El compartir información y pensar conjuntamente acerca de los problemas y decisiones sirve en general a toda la empresa, permite que las personas puedan cambiar de una tarea a otra, cuando sea necesario.  DESVENTAJAS: existe confusión acerca de quién depende de quién, lo cual puede originar fuga de responsabilidades y falta de delimitación de autoridad, da lugar a una lucha por el poder, tanto del gerente funcional como del gerente del producto, funciona a través de muchas reuniones lo que supone pérdidas de tiempo, se puede presentar resistencia al cambio, por parte del personal.

2.16  ETAPAS DE LA ORGANIZACIÓN

División del Trabajo.- Es la separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia  y el mínimo esfuerzo, dando lugar a la especialización y perfeccionamiento en el trabajo. Ya que toda nueva especialización tiene como resultado aumentar y mejorar la producción para poder vivir en las nuevas condiciones de existencia que se nos presentan.

SECUENCIA QUE ABARCA LA ETAPA DE DIVISIÓN DEL TRABAJO:

Jerarquización.- es la disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado o importancia. Los niveles jerárquicos son el conjunto de órganos agrupados de acuerdo con el grado de autoridad y responsabilidad que posean, independientemente de la función que realicen. La jerarquización implica la definición de la estructura de la empresa por medio del establecimiento de centros de autoridad (comunicación) que se relacionen entre sí con precisión.

Departamentalización.- a la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas, con base en su similitud, la departamentalización se logra mediante una división orgánica que permite a la empresa desempeñar con eficiencia sus diversas actividades. La secuencia de la departamentalización son: listar todas las funciones de la empresa, clasificarlas, agruparlas según un orden jerárquico, asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas o departamentos, especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad y obligaciones, entre las funciones y los puestos, establecer líneas de comunicación e interrelación, entre los departamentos.

Descripción de Funciones y Obligaciones.- Es necesario definir con toda claridad las labores y actividades de la empresa, es necesario definir con toda claridad las labores y actividades que habrán de desarrollarse en cada una de las unidades concretas de trabajo o puestos de los distintos departamentos de la organización. Es la recopilación ordenada y clasificada de todos los factores y actividades necesarios para llevar a cabo, de la mejor manera, un trabajo; la descripción de funciones se realiza, primordialmente, a través de las técnicas de análisis de puestos y de la carta de distribución del trabajo o cuadro de distribución de actividades.

Coordinación.- es la sincronización de los recursos y los esfuerzos  de un grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en el desarrollo y la consecución de los objetivos. Lograr la unidad de esfuerzos, es decir, que las funciones y los resultados se desarrollen e interrelacionen con facilidad, y que se sincronicen

2.17  TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN.

Son herramientas necesarias para llevar a cabo una organización racional; son indispensables durante el proceso de organización y aplicables de acuerdo con las necesidades de cada grupo social. Las principales son las siguientes:

TÉCNICA	DEFINICIÓN	CLASIFICACIÓN
Organigramas	Conocidos también como gráficas de organización y son representaciones gráficas de la estructura formal de una organización, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y la autoridad, existentes dentro de una organización	Verticales, Horizontales, Circulares y Mixtos, Funcionales, Estructurales.
Manuales	Son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemática, información acerca de la organización de la empresa.	De Política, departamentales, de bienvenida, de organización, de procedimientos, de contenido múltiple, de técnicas y de puesto.
Diagramas de Procedimiento o de Flujo	Son representaciones gráficas que muestran la sucesión de los pasos de que consta un procedimiento.	Lineales o verticales, de bloque u horizontales, panorámicos
Análisis de Puesto	Es un técnica en la que se clasifican pormenorizadamente las labores que se desempeñan en una unidad de trabajo específica e impersonal (puesto), así como las características, conocimientos y aptitudes, que debe poseer el personal que lo desempeña.	Mejorar los sistemas de trabajo, delimitar funciones y responsabilidades, evitar fugas de autoridad y responsabilidad, fundamentar programas de entrenamiento.
Carta de Distribución del Trabajo o de Actividades.	A través de ésa se analizan los puestos que integran un departamento o una sección, para lograr una división de funciones y mejorar la estructura de los grupos de trabajo, sirve para analizar labores relacionadas entre diversas áreas.

2.18  DIRECCIÓN o  MANAGEMENT.   Ver que se haga

Esta etapa llamada también ejecución, comando o liderazgo, es una función de tal trascendencia, que algunos autores consideran que la administración y  la dirección son una misma cosa. Esto es, en gran parte, debido a que al dirigir es cuando se ejercen más representativamente las funciones administrativas, de manera que todos los dirigentes pueden considerarse administradores.

AUTOR	CONCEPTO
Robert B. Buchele	Comprende la influencia interpersonal del administrador a través de la cual logra que sus subordinados obtengan los objetivos de la organización mediante la supervisión, la comunicación y la motivación.
Burt K. Scanlan	Consiste en coordinar el esfuerzo común de los subordinados, para alcanzar las metas de la organización.
Leonard J. Kazmier	La guía y supervisión de los esfuerzos de los subordinados, para alcanzar las metas de la organización.
Joel J. Lerner y H.A. Baker	Consiste en dirigir las operaciones mediante la cooperación del esfuerzo de los subordinados, para obtener altos niveles de productividad mediante la motivación y la supervisión.

2.19  ELEMENTOS DE LA DIRECCIÓN

ELEMENTO	DEFINICIÓN
Ejecución	De los planes de acuerdo con la estructura organizacional
Motivación	En su aceptación más sencilla, motivar significa mover, conducir, impulsar a la acción. Tradicionalmente se ha considerado que la función del gerente es motivar al personal para que éste sea más productivo. Sin embargo, en la actualidad un adecuado estilo de dirección promueve las condiciones necesarias para que el personal se motive y se autocontrole. Precisamente, la distinción básica entre un líder y un gerente común y corriente consiste en que al líder la gente lo sigue por “empujar” o “motivar” al personal para que trabaje.
Guía o conducción	De los esfuerzos de los subordinados
Comunicación	Una buena comunicación, es el intercambio de pensamientos, información, hechos, ideas, opiniones o emociones entre dos o más personas, para lograr confianza y entendimiento mutuo y/o buenas relaciones humanas. En la empresa, la información que se transmite entre los miembros del equipo de trabajo debe ser clara y comprensible para que las actividades se realicen efectivamente.
Supervisión	La supervisión es una actividad técnica y especializada que tiene como fin fundamental utilizar racionalmente los factores que le hacen posible la realización de los procesos de trabajo: el hombre, la materia prima, los equipos, maquinarias, herramientas, dinero, entre otros elementos que en forma directa o indirecta intervienen en la consecución de bienes, servicios y productos destinados a la satisfacción de necesidades de un mercado de consumidores, cada día más exigente, y que mediante su gestión puede contribuir al éxito de la empresa.
Alcanzar las metas de la organización	No puede haber trabajo que valga la pena a menos que se esfuerce por conseguir una meta clara y compartida con tu grupo de trabajo, en tu familia, o con tus amigos, comprometiéndote a cumplir la meta que te trazas. Si en las organizaciones se valorara y gratificara el trabajo de las personas, los trabajadores estarían motivados a alcanzar la cima.

2.20  CONCEPTO DE DIRECCIÓN

La ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la guía de los esfuerzos del grupo social a través de la motivación, la comunicación y la supervisión.

2.21  IMPORTANCIA DE LA DIRECCIÓN

à Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeación y la organización.

à A través de ella se logran las formas de conducta más deseables en los miembros de la estructura organizacional.

à La dirección eficiente es determinante en la moral de los empleados y, consecuentemente, en la productividad.

à Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementación de métodos de organización, y en la eficacia de los sistemas de control.

à A través de ella se establece la comunicación necesaria para que la organización funcione.

2.22  PRINCIPIOS DE LA DIRECCIÓN

ü  De la armonía del objetivo o coordinación de intereses.- la dirección será eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos generales de la empresa. Los objetivos de la empresa sólo podrán alcanzarse si los subordinados se interesan en ellos, lo que se facilitará si sus objetivos individuales e intereses personales son satisfechos al conseguir las metas de la organización y si éstas no se contraponen a su autorrealización. Asimismo, establece que los objetivos de todos los departamentos y secciones deberán relacionarse armoniosamente para lograr el objetivo general.

ü  Impersonalidad de mando.- se refiere a que la autoridad y su ejercicio (el mando), surgen como una necesidad de la organización para obtener ciertos resultados;  por esto, tanto los subordinados como los jefes deben estar conscientes de que la autoridad que emana de los dirigentes surge como un requisito para lograr los objetivos, y no de su voluntad personal o arbitrio. Puntualiza la importancia de impersonalizar las órdenes y de no involucrar situaciones personales ni abusar de la autoridad, ya que lo anterior ocasiona conflictos y baja moral.

ü  De la Supervisión Directa.- se refiere al apoyo y comunicación que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecución de los planes, de tal manera que éstos se realicen con mayor facilidad.

ü  De la Vía Jerárquica.- postula la importancia de respetar los canales de comunicación establecidos por la organización formal, de tal manera que al emitirse una orden sea transmitida a través de los niveles jerárquicos correspondientes, a fin de evitar conflictos, fugas de responsabilidad, debilitamiento de autoridad de los supervisores inmediatos, así como pérdidas de tiempo.

ü  De la Resolución del Conflicto.- indica la necesidad de resolver los problemas que surjan durante la gestión administrativa, a partir del momento en que aparezcan; ya que el no tomar una decisión en relación con un conflicto, por insignificante que parezca, puede originar que éste se desarrolle y provoque problemas graves colaterales. La anterior situación se puede asemejar a la de una pequeña b ola de nieve que surja en la cima de la montaña y que al ir descendiendo puede provocar una avalancha.

ü  Aprovechamiento del Conflicto.- el conflicto es un problema u obstáculo que se antepone al logro de las metas de la organización, pero que, al obligar al administrador a pensar en soluciones para el mismo, ofrece la posibilidad de visualizar nuevas estrategias y emprender diversa alternativas. Los conflictos no son más que pequeños “foco rojos” que surgen en la vida normal de cualquier empresa; proporcionan indicios de que algo está funcionando mal. Este principio aconseja el análisis de los conflictos y su aprovechamiento mediante el establecimiento de opciones distintas a las que aparentemente puedan existir.

2.23  ETAPAS DE LA DIRECCIÓN

Toma de decisiones.- Definir el problema, analizar el problema, evaluar las alternativas, elegir entre alternativas y aplicar la decisión. Se elige la alternativa óptima para lograr los objetivos de la organización. Se dice que las decisiones son algo así como “el motor de los negocios”; y en efecto, de la adecuada selección de alternativas depende en gran parte el éxito de cualquier organización.

Integración.- Mediante la integración, la empresa obtiene el personal idóneo para el mejor desempeño de las actividades de la misma. Al factor humano se le dará importancia para cualquier empresa, ya que de su desempeño dependerá el correcto aprovechamiento de los demás recursos.

Motivación.- A través de ella se logra la ejecución del trabajo tendiente a la obtención de los objetivos, de acuerdo con los estándares o patrones esperados. De las teorías antes mencionadas se desprende la razón por la cual los empleados son productivos, o lo que impulsa su conducta, a la vez que aportan datos valiosos para mejorar dicha conducta. Se obtienen comportamientos, acuerdos con los objetivos de la empresa.

Supervisión o Liderazgo.- Se utiliza para influir, guiar y dirigir a un grupo de personas hacia el logro de la misión de la empresa. se imprime la dinámica necesaria a los recursos humanos, para que logren los objetivos. Una supervisión efectiva dependerán: la  productividad del personal para lograr los objetivos, la observancia de la comunicación, la relación entre jefe-subordinado, la corrección de errores y la observancia de la motivación y del marco formal de disciplina. El mejor estilo de dirigir en equipo, a través del cual se incrementa la productividad y la creatividad. Consiste en inspirar y guiar a los subordinados hacia el logro de los objetivos de la organización.

   

2.24  CONTROL.  ¿Cómo se ha realizado?

El control se ha concebido como una serie de procedimientos complicados  que se utilizan para corregir defectos o desviaciones en la ejecución de los planes, una vez que han sucedido. El control bien aplicado es dinámico, promueve las potencialidades de los individuos y su carácter es pronóstico, ya que sirve para medir la temperatura presente y futura de la actuación de todos los recursos de la empresa, siendo su principal propósito, prever y corregir errores, y no simplemente registrarlos. Es la calidad y eficiencia, la manera de verificar que esto se ha logrado. Uno de los principios de la calidad total estipula que la prevención es la mejor forma de control, porque si se planean las actividades y se capacita al personal para trabajar con eficiencia, seguramente se minimizarán los errores y se evitará el control correctivo.

AUTOR	CONCEPTO
Burt K. Scanlan	El control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos.
Robert Eckles, Ronald Carmichael y Bernard Sarche	Es la regulación de las actividades, de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos objetivos.
George R. Terry	El proceso para determinar lo que se está llevando a cabo, valorizándolo y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.
Henry Fayo	Consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.
Harold Koontz y Cyril o`Donnell	Implica la medición de lo logrado en relación con el estándar y la corrección de las desviaciones, para asegurar la obtención de los objetivos de acuerdo con el plan.
Robert B. Buchele	El proceso de medir los actuales resultados en relación con los planes, diagnosticando la razón de las desviaciones y tomando las medidas correctivas necesarias.
Robert C. Appleby	La medición y corrección de las realizaciones de los subordinados con el fin de asegurar que tanto los objetivos de la empresa como los planes para alcanzarlos se cumplan eficaz y económicamente.

2.25  ELEMENTOS DEL CONTROL

ELEMENTO	DEFINICIÓN
Relación con lo planeado	El control siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se establecen en la planeación. Como se dejó entrever, muchas de las técnicas de planeación, lo son también de control.
Medición	Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados.
Detectar desviaciones	Una de las funciones inherentes al control, es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la planeación.
Establecer medidas correctivas	El objeto del control es prever y corregir los errores.

2.26  CONCEPTO DE CONTROL

La evaluación y medición de la ejecución de los planes, con el fin de detectar y prever desviaciones, para establecer las medidas correctivas necesarias.

2.27  IMPORTANCIA DEL CONTROL

à Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente.

à Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, y a los actos.

à Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.

à Localiza a los sectores responsables de la administración, desde el momento en que se establecen medidas correctivas.

à Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeación.

à Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.

à Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.

2.28  PRINCIPIOS DEL CONTROL

ü  Equilibrio.- a cada grupo de delegación conferido debe proporcionarse el grado de control correspondiente. De la misma manera que la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que se está cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada está siendo debidamente ejercida.

ü  De los Objetivos.- se refiere a que el control existe en función de los objetivos, es decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. Ningún control será válido si no se fundamenta en los objetivos y si, a través de èl, no se evalúa el logro de los mismos. Por lo tanto, es imprescindible establecer medidas específicas de actuación, o estándares, que sirvan de patrón para la evaluación de lo establecido, mismas que se determinan con base en los objetivos. La efectividad del control está en relación directa con la precisión de los estándares. Los estándares permiten la ejecución de los planes dentro de ciertos límites, evitando errores y, consecuentemente, pérdidas de tiempo y dinero.

ü  De la Oportunidad.- el control, para que sea eficaz, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efectúe el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipación. Un control, cuando no es oportuno, carece de validez y, obviamente, reduce la consecución de los objetivos al mínimo.

ü  De las Desviaciones.- todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro. Es inútil detectar desviaciones si no se hace el análisis de las mismas y si no se establecen medidas preventivas y correctivas.

ü  Costeabilidad.- el establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que éste represente en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que éste reporte. Un control sólo deberá implantarse si su costo se justifica ante los resultados que se esperan de él; de nada servirá establecer un sistema de control si los beneficios financieros que reditúe resultan menores que el costo y el tiempo que implica su implantación.

ü  De Excepción.- el control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente cuáles funciones estratégicas requieren de control. Este principio se auxilia de métodos probabilísticos, estadísticos o aleatorios.

ü  De la Función Controlada.- la función controladora por ningún motivo debe comprender a la función controlada, ya que pierde efectividad el control. Este principio es básico, ya que señala que la persona o la función que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar.

2.29  ETAPAS DEL CONTROL

Establecimiento de Estándares.- Un estándar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el control. Los estándares representan el estado de ejecución deseado, de hecho, no son más que los objetivos definidos de la organización.

Medición de Resultados.- Consiste en medir la ejecución y los resultados, mediante la aplicación de unidades de medida, que deben ser definidas de acuerdo con los estándares. Esta etapa se vale primordialmente de los sistemas de información; por tanto, la efectividad del proceso de control dependerá directamente de la información recibida, misma que debe ser oportuna (a tiempo), confiable (exacta), válida (que mida realmente el fenómeno que intenta medir), con unidades de medida apropiadas, y fluida (que se canalice por los adecuados canales de comunicación). Una vez efectuada la medición y obtenida esta información, será necesario comparar los resultados medidos en relación con los estándares preestablecidos, determinándose así las desviaciones, mismas que deberán reportarse inmediatamente. Es virtualmente imposible mencionar todas las unidades de medida susceptibles de aplicarse.

Corrección.- El tomar acción correctiva es función de carácter netamente ejecutivo; no obstante, antes de iniciarla. El establecimiento de medidas correctivas da lugar a la retroalimentación; es aquí en donde se encuentra la relación más estrecha entre la planeación y el control.

Retroalimentación.- De la calidad de la información, dependerá el grado y rapidez con que se retroalimente el sistema. Puede que el control es un factor imprescindible para el logro de los objetivos, éste debe reunir ciertas características para ser efectivo como: eliminando aquello que no sirven, simplificándolos y combinándolos para perfeccionarlos.

2.30  FACTORES QUE COMPRENDE EL CONTROL

FACTORES	DEFINICIÓN
Cantidad	Es de carácter cuantitativo, se aplica en actividades en las que el volumen es importante.
Tiempo	Es de carácter cuantitativo, se controlan las fechas programadas
Costo	Es de carácter cuantitativo, es utilizado como un indicador de la eficacia administrativa, ya que por medio de èl se determinan las erogaciones de ciertas actividades.
Calidad	Es eminentemente cualitativo, se refiere a las especificaciones que deben reunir un determinado producto o ciertas funciones de la empresa.

2.31  EL CONTROL Y SU PERIODICIDAD

Para que el control sea efectivo deber desarrollarse como una unidad y aplicarse en todo tiempo a la empresa, pudiendo así clasificarse en:

Control Preliminar	Es aquel que se efectúa antes de realizar las actividades.
Control Concurrente	Se ejerce de manera simultánea a la realización de actividades, como un proceso continuo. Un control esporádico de nada sirve para la consecución de las metas de la organización.
Control Posterior	Se aplica después de haber realizado las actividades planeadas. Su objeto es suministrar información para comparar los resultados obtenidos, en relación con lo preestablecido.

2.32  CONTROL POR ÁREAS FUNCIONALES

Una de las grandes ventajas de los sistemas de control es que permiten, en los diferentes niveles y áreas administrativas de la empresa, evaluar las ejecuciones, tanto a nivel genérico como específico, a fin de determinar la acción correctiva necesaria. El control se aplica a las cuatro áreas básicas de la empresa y a cada una de sus subfunciones.

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Fundamentos de Administración, Lourdes Munch Glindo, José García Martínez, Editorial Trillas, México 1999. Administración (Escuelas, proceso administrativo, áreas funcionales y desarrollo emprendedor), Munch, Editorial Pearson,  México 2007; Fundamentos de Administración, Munch-García. Editorial Trillas, México 2009.